Gestión de la Documentación
FULCRUM cuenta con un sistema web que permite el seguimiento de trabajos vía Internet, llamado GECOB21 (www.gecob21.com). Dicha herramienta, tiene una aplicación para la gestión de la documentación y un visualizador GIS basado en tecnologías de ArcGIS.
El acceso a GECOB21 se realiza desde cualquier dispositivo con acceso a Internet mediante navegadores estándar y solo es necesario conocer el nombre de usuario y la contraseña.
La aplicación de gestión de la documentación ofrece una serie de servicios relacionados con el almacenamiento, organización y consulta de grandes cantidades de información a través de Internet. Ello hace de GECOB21 una herramienta muy útil para el seguimiento de proyectos ya que permite compartir en tiempo real todo tipo de archivos digitales.
A continuación se destacan los elementos más importantes de la aplicación de Gestión Documental.
Gestión de la Documentación
La aplicación de Gestión Documental de GECOB21 permite mantener organizada la documentación de un Proyecto en un único lugar, consultar información, descargar archivos a los sistemas locales y subir información al sistema.
Estructura de Carpetas de Proyecto
La información se organiza en primera instancia por un conjunto de carpetas y subcarpetas que se adecúa a las necesidades de los trabajos. El usuario final tiene total libertad para trabajar con este conjunto de carpetas, siempre y cuando sus permisos de trabajo lo permitan.
Carga de Archivos en el Sistema
A través de la opción “Documentos/Crear Registros” es posible cargar (upload) archivos en el Servidor de GECOB21. Además de la acción de incorporar el archivo o archivos a la carpeta seleccionada, podremos añadir una serie de datos (Emitida/Recibida, Interviniente, Fecha…) que posteriormente faciliten la organización y el acceso a dicha información:
En el momento en que un archivo es incorporado al Sistema, queda a disposición de todos los usuarios de GECOB21, con los correspondientes permisos.
Consulta de Archivos
A través de la opción “Carpetas” de la Gestión Documental podemos navegar por la estructura de carpetas del Proyecto para consultar la información contenida en ellas. Dado que GECOB21 es una aplicación Web, el usuario podrá elegir entre la consulta de información, lo cual no implica obtener el archivo físicamente (sólo abrirlo), y la descarga a su equipo local para el trabajo con el mismo.
Listado de Documentación del Proyecto
La opción Documentación ofrece un resumen de todos los archivos que contiene GECOB21 relacionados con el Proyecto de forma que facilita la consulta de los mismos por los diversos criterios que previamente han sido introducidos por el usuario.
Búsquedas de Información
La aplicación cuenta con diversas herramientas para localizar y relacionar la información del Proyecto, de forma que cada usuario decide cuál es la idónea para él. Destacan los Filtros que se incluyen en todos los listados de la aplicación que de forma sencilla permiten a cada usuario centrarse en los archivos deseados.
Notificaciones
Al incluir nuevos documentos y archivos en el sistema, es posible enviar mensajes de forma semiautomática vía correo electrónico o SMS a los integrantes del equipo, informando de dicha situación.
Últimos Documentos en el Sistema
La aplicación de gestión de la documentación permite, además, acceder a los últimos archivos que se han incluido en el sistema desde las últimas conexiones de cada usuario o bien empleando el criterio de fecha. Esta opción, llamada “Novedades”, es utilizada para realizar el seguimiento periódico de los trabajos por los responsables de los mismos.
Aplicación para Dispositivos Móviles
Se ha desarrollado la aplicación GECOB21 para su acceso a través de dispositivos móviles, de forma que es posible acceder a toda la documentación del proyecto de forma ágil y sencilla. El desarrollo se ha realizado para las principales plataformas tecnológicas: Apple y Android entre otras.